ЗВОНИТЕ!

Наш большой недостаток в том, что мы слишком быстро опускаем руки. Наиболее верный путь к успеху – все время пробовать еще один раз.

Томас Эдисон

Правила для бизнеса


Перестаньте обучать сотрудников на тренингах за свой счет!
Статьи: - Правила для бизнеса
29.02.2012 09:39

Чаще всего работодатели проводят обучение сотрудников за счет компании, оплачивая им различные тренинги и курсы. Некоторые работники этим пользуются и после прохождения обучения уходят в другую компании на более привлекательную зарплату. Ни о каком чувстве долга обычно разговора нет, человек искренне уверен, что компания ему должна вне зависимости от количества выдаваемых бонусов и уровня зарплаты. Люди в большинстве своем ведут себя как эгоистичные себялюбивые дети. Не все разумеется.

В итоге, работодатель хочет повышать квалификацию своих сотрудников, но не отправляет их на тренинг из страха потерять вложения. Теряют и фирмы и работники. Однако, есть выход!

Подробнее...
 
НЕ денежная мотивация менеджеров по продажам
Статьи: - Правила для бизнеса
11.02.2012 13:41

Мотивационная доска

Есть много методов повышения мотивации менеджеров за счет различных систем мотивации. Одна из этих систем — мотивационная доска. Это отлично работающий метод визуального действия. Внедрение его на практике не требует дополнительных затрат, а результаты применения могут сказаться быстро. В советское время использовался аналогичный метод, доска почета. Сейчас пример использования вы можете наблюдать в любом ресторане Макдональдса. Однако, применение данного метода в отделе продаж имеет свои особенности.

Обновлено 11.02.2012 18:54
Подробнее...
 
9 Простых Способов Увеличить Продажи в B2B
Статьи: - Правила для бизнеса
13.12.2011 15:19

Как увеличить продажи:

1. Пересмотрите организационную структуру отдела продаж. И получите дополнительную прибыль!

Представьте себе компанию N., которая занимается оптовыми поставками X комплектующих для Y предприятий. На рынке данная компания находится уже несколько лет, имеется база постоянных клиентов, прибыль, дела потихоньку идут в гору … Ну, всё, в общем-то, более-менее нормально.
Теперь представьте отдел продаж этой компании. Большое светлое помещение, столы, компьютеры, телефоны, принтеры… Менеджеры, непременно, в деловых, уже залоснённых костюмах, сидят - плюют в потолок, травят анекдоты… Между прохождением нового уровня в «стандартной» офисной игрушке, обрабатывают поступающие заявки от партнеров. Когда-то бывший отдел продаж, превратился, из активно продавливающей рынок машины, в извращенное подобие клиентской службы. Да, конечно, у них появляются новые клиенты, но откуда???! В этом плане выручает репутация и маркетинговая политика компании, то есть работают наши, с позволения сказать, «коммерсанты», на входящем потоке и “в ус не дуют”. Причем, получают они за всё это довольно неплохие деньги.

Что же привело отдел к такому “коллапсному” снижению эффективности, выполняемых им функций?

И что делать, для оптимизации его деятельности?

Причина проста. Менеджеры в процессе “набивания” клиенткой базы постоянно увеличивали количество обрабатываемых входящих заявок. Соответственно, время на поиски становилось всё меньше и меньше. И в один прекрасный день количество клиентов, достигло максимума, которое менеджер может обработать. Он работает с ними день, другой, месяц, полгода и потом БАЦ!!! « Вот это да: я просто сижу в офисе, а работа идет, зарплата растёт… ». Что же происходит дальше – а ничего: коммерсант, шаг за шагом, начинает деградировать… Он становится ленивым: сделать пару звонков – теперь для него целая проблема, а провести встречу - ВЫ ЧТО, КАКАЯ ВСТРЕЧА: «солдат спит - служба идёт»!!! Такие менеджеры опасны тем, что показатель ИБД (имитация бурной деятельности) у них очень высок, это уже работает на профессиональном уровне. Как только в зал заходит начальник, моментально все хватаются за телефоны, начинают что-то считать, писать, и даже спрашивать у руководителя совета: « Иван Иванович, я тут с клиентом сейчас говорил, он просит отсрочку на две недели, дать или нет?»
Руководители отделов, опьянённые радостью от поступающих вовремя отчётов, даже не догадываются, что каждый день недополучают огромную кучу денег, что конкуренты уже давно впереди и рынок делят по-своему.

Как же лучше поступить в такой ситуации!?

Заставить их работать, как раньше, Вы уже не сможете, никогда и не при каких обстоятельствах - это 100%, если хотите 1000%. Поэтому, даже не тратьте понапрасну свои силы и нервы. Потому что саботировать будут так, пусть и “технично”, что мало не покажется!
И учтите! С клиентами у них уже такие дружеские отношения, что, при желании, уведут к конкурентам всю свою наработанную базу.
Однако же (Но к счастью), всё не так плохо, как кажется на первый взгляд! И решение не заставит себя долго ждать!
При такой расстановке сил, необходимо параллельно строить новую коммерческую службу, старая же плавно перерастет в отдел по обслуживанию клиентов - клиентскую службу.
У Вас образуется новая оргструктура отдела продаж, которая чётко разделяет новых клиентов от совершающих систематические закупки. Одни продают, другие обслуживают, самая логичная модель продаж!
Важно учесть, что персонал для клиентской службы, требуется менее квалифицированный. Программа минимум: знание продукта, специфики рынка, плюс компьютер. А значит и оплата труда в этом отделе будет значительно ниже, поэтому вскоре, Ваших ожиревших «комерсов» заменят молодые девушки, приятной наружности.

2. Скорректируйте систему мотивации Ваших продавцов.

Грамотно выстроенная система мотивации - очень серьёзный инструмент для повышения эффективности отдела продаж, причем, не важно, о каких продажах говорить b2b или b2c.
В одной из компаний, был такой случай. Менеджеры коммерческого отдела, помимо премиального вознаграждения с первой продажи, получали небольшой процент с текущих платежей, т.е. с тех клиентов, которых они привели давно и сейчас их обслуживает клиентский отдел. Так вот, спустя пару лет, этого маленького процента было достаточно, чтобы не получать оклад. Про то, что так легко достаются деньги сотрудникам, руководитель узнал случайно. Однажды он услышал разговор «бывалого» коммерсанта с новичком в курилке, который говорил: « Два годика потрудишься, а потом на проценты жить будешь, с текущих. Главное веди себя тихо: не опаздывай, отчёты сдавай во время, улыбайся, «входящие» есть, мы поделимся… ».
Представляете, сколько денег уходило в пустую, жуть.
Если “собаки” сыты, какая может быть охота! (да простят меня продавцы, за такое сравнение).
Система мотивации - мощный управленческий рычаг! Главное пользоваться им грамотно.
Пересматривать коэффициенты и проценты, также важно, как и изменять планы продаж. Многие компании работают «по-старинке»: стандартная схема - оклад + %. Но это уже не работает, забудьте!
Если Вы хотите держать продавцов в тонусе, если Вы хотите высокой интенсивности в их работе - то учитывайте при расчете з/п, и другие показатели: количество звонков (холодных, повторных), количество встреч, количество договоров, конверсии, средний чек, среднее время «от звонка до договора», выполнение поручений в рамках проекта (по повышению качества обслуживания, по изучению покупательского спроса и т.д.).
Конечно, главный принцип любой системы мотивации - её прозрачность и легкость восприятия. Но к счастью, сегодняшние возможности, позволяют сделать этот расчёт автоматическим и учитывать десятки показателей эффективности сотрудника. К примеру, самый простой способ - таблица Excel. Менеджер, заполняя ежедневный отчёт, может сразу видеть свои результаты в разрезе одного дня или недели, сколько он выполнил, от плана продаж, что необходимо подтянуть, где уже перевыполнены нормы.

Проверьте актуальность Вашей системы мотивации!

3. Установите планы продаж

Может кто-то сочтет этот способ абсурдным, но поверьте мне, существует множество коммерческих организаций, где отсутствуют планирование продаж, а если где они и есть, то лишь формально.
Нет плана продаж = есть план банкротства.
Процесс планирования – это ничто иное - как создание виртуальной модели того, что должно произойти. Если у Вас отсутствует план продаж, то Вам будет очень трудно оценить эффективность работы и измерить результат, а без измерения - нет и менеджмента, в принципе.


Давайте с Вами рассмотрим основные этапы составления плана продаж:
1 ) Планирование начинается с годового плана продаж. Да-да именно с годового!
Не усложняя, вы берете показатели за прошедший год (100 млн. рублей), прибавляете к ним процент роста по отрасли (10% = 110 млн. рублей) и добавляете процент роста, который хотели бы получить (10% = 121 млн. рублей).
2 ) Далее Вы разбиваете план по каналам продаж, согласно Вашей специфике, пример:

  • Текущие дилеры (40% = 48 млн. руб.)
  • Вновь привлеченные дилеры (20% = 24 млн. руб.)
  • Тендеры и госзакупки (10% = 12 млн. руб.)
  • Разовые корпоративные заказы (10 = 12 млн. руб.)
  • Своя сбытовая сеть (20% = 24 млн. руб.)
  • И т.д. (1 млн. руб.)

3 ) Следующий шаг: разбиваем эти суммы по отделам продаж и по каждому менеджеру лично. Текущие дилеры - на клиентскую службу, новые привлеченные – на коммерческий отдел, далее – отдел корпоративных заказов, директора магазинов сети и т.д.
4 ) После чего Вы делите эти цифры на кварталы и месяцы, учитывая сезонность, опыт предыдущего года, номенклатуру товара и так далее.
Воспользовавшись этим не хитрым способом, вы сможете установить планы продаж для всех отделов на целый год.
Важно заметить одну хитрость!

В идеале план продаж составляется, как бы с двух сторон: от ваших сотрудников, и непосредственно от Вас. При их же согласовании рождается нечто среднее, и менеджер воспринимает эти цифры, как собственноручно разработанный документ, и поэтому больше думает о том, как его реализовать, а не как объяснить, почему его нельзя выполнить.
У каждого есть свое представление о будущем и каждый будет считать, что его план «правильней». Вы, как руководитель, будете говорить, что рынок позволяет расти и этим надо пользоваться! А, менеджеры, в свою очередь, будут, отбиваясь говорить, что жизнь у них тяжелая, рынок не резиновый, конкурентов развелось куча, и что Россия – не Европа.
Будьте к этому готовы!

4. Обеспечьте «тотальное» знание продукта.

На самом деле, не все менеджеры по продажам, хорошо знают товар, который они продают, как бы странно это ни звучало. Ежедневно, на встречах, срывается огромное количество сделок из-за некомпетентности менеджеров, в вопросах специфики товара. Особенно это относится к технологичным продуктам. Я думаю: для многих знакома ситуация, когда на переговорах клиент задаёт вопрос, который Вы никак не ожидали услышать: « Скажите, пожалуйста, точные данные по коэффициенту сопротивления теплопередаче Вашего бетона, так как мы его будем использовать в северных регионах, для нас это крайне важно… ». В этот момент у Вас дергается глаз и сводит ногу - что он сказал? ВЫ достаёте телефон, со словами: « Сейчас я уточню », - звоните старшему, и, не зная как сформулировать вопрос, передаёте трубку клиенту…
Любой покупатель хочет работать с профессионалами! Такое желание оправдано на уровне психологии человека - доверяют профессионалам, а если есть доверие, то есть и покупка.
Прежде всего, клиент должен видеть в продавце эксперта, знатока в своей области, способного решить любую задачу и знающего ответы на все возможные вопросы.

Незнание, или поверхностное владение информацией о товаре, ставит менеджера в глупое положение. Клиент формирует мнение о компании, общаясь с конкретным человеком, Вы никогда не сможете объяснить клиенту, что « это был новичок, простите его, сейчас мы пришлём профи, подождите ». Ни кто Вас ждать не будет! Но Вы точно сможете исключить такие ситуации простым способом:

Во-первых, соберите все возможные вопросы клиента связанные с характеристиками продукта;
Во-вторых, естественно, пропишите ответы;
В-третьих, проведите аттестацию, на знание продукта (кто не прошел – не допускается к переговорам);
В-четвертых, дополняйте список новыми вопросами, с которыми менеджеры сталкиваются при переговорах;
И наконец, в-пятых, в случае малейших изменений каких-либо характеристик, или свойств продукта, при добавлении в линейку нового товара - добавляйте и новые вопросы.

Таким образом, у Вас будет постоянно формироваться обновляемая «база знаний» по техническим характеристикам и свойствам продукта.
Обучение проводите в форме «вопрос-ответ» – это самая простая и эффективная модель заучивания такого материала.
Естественно всё предусмотреть невозможно. Поэтому для снижения рисков срыва сделок, вооружите менеджеров таблицами, списками, фотографиями, любыми материалами, которые позволят менеджеру выйти из неловкой ситуации при продаже Вашего товара.

Пример:
Продаете Вы гвозди. Пусть ваш менеджер носит с собой эти гвозди на встречу, по одному каждого наименования. Таблицу с характеристиками металла, из которого они изготовлены: напряжение на скручивание, изгиб, растяжение, что там ещё - не знаю. А в машине пускай у него лежит молоток, доска, и всё те же пресловутые гвозди, но только китайских конкурентов. Не верит что у вас самые лучшие гвозди, пускай попробует (вытащить его из руки).

Но что же делать, если все-таки возникла ситуация, когда Вы не знаете что ответить?!

Во-первых, не волнуйтесь! Пока Вы не начали волноваться, у Вас сохраняется статус эксперта.
Во-вторых, уточните вопрос, повторяя сказанное оппонентом (записывая). Так Вы покажете, что внимательно его слушаете и мягко укажите на то, что к такому вопросу не готовы.
В-третьих, скажите, что давно Вам не задавали такого вопроса, обязательно с улыбкой, и, смотря прямо в глаза, пока он не отвернет взгляд. («Честно говоря, я уже не помню, когда последний раз меня об этом спрашивали…»)
В-четвёртых, поверните на 180 градусов Ваше незнание, в свою пользу: апеллируйте к компетентности клиента в этом вопросе. Как-то: «…редко встретишь настоящего профессионала в нашей отрасли…».
В-пятых, спросите разрешения уточнить информацию. Лучше это сделать в такой форме: «…позвольте я уточню эти данные у бренд-менеджера, возможно, что-то изменилось, это займёт не больше минуты…».
Этих рекомендаций будет достаточно, чтобы «пробелы» в знаниях товара постепенно исчезали, а возникающие - не смогли негативно повлиять на результат встречи.

5. Формируйте «книгу продаж» отдела.

Что такое «книга продаж»?
В любом бизнесе существует сложность адаптации новичков, на новом месте. Я сейчас говорю не о «акклиматизации» начинающего в новом коллективе, а о его обучении Вашим технологиям и принципам работы. Конечно, есть должностные инструкции, стандарты, регламенты, которые падают на голову стажирующемуся сотруднику: « Изучай!!! Проверю!!!».
А как Вы думаете, существует ли такая база знаний, которая позволит встроить новое звено в процесс продаж за несколько дней (3-4 дня)? Которая, позволит, в течении нескольких дней, протестировать новичка. Есть ли у Вас время на «испытательные сроки»? Можете ли Вы ждать, пока новичок «пройдет стажировку», после которой есть вероятность услышать: « Не-е, эта работа не для меня »?
Так вот! Такой «лакмусовой бумажкой» является «книга продаж».
Ничто не стоит на месте - всё развивается! Развивается наш бизнес, развиваются наши клиенты, модернизируются предлагаемые товары, изменяются подходы в работе. То, что ещё вчера являлось уникальным торговым предложением - сегодня считается нормой в отрасли. Как успевать корректировать все эти стандарты и регламенты, как молниеносно реагировать на внешние изменения?
Держать свой бизнес в форме Вам позволит «книга продаж»!
Каждый день, наши менеджеры, выполняя свой профессиональный долг, получают бесценный опыт: находят новые решения для эффективных продаж, инициируют изменения в системе продаж, открывают новые возможности для заключения сделок… Где же аккумулировать эти знания и находки? Правильно - в «книге продаж».

Основное преимущество «книги продаж» состоит в том, что Вы получаете инструмент для организации саморазвивающегося отдела продаж.
О принципах:
Нет никакой формы или строго плана, для создания этого документа. В этом его суть. Главный принцип – документ «живой». Он постоянно изменяется, дополняется, как непосредственно руководителем, так и сотрудниками отдела продаж. Такая форма обмена опытом, положительно сказывается на формировании командного духа в компании. Весь опыт и знания хранятся в одном месте: все техники, все ответы на вопросы, лучшие отработки возражений и эффектные речевые модули - всё, «что нажито непосильным трудом».
О структуре:
В основе «Книги продаж» лежит два раздела:
1. Организация процесса продаж
2. Принципы и техники продаж
В первой части, вы указываете все схемы взаимодействия с клиентом: кто для вас клиент, как он выглядит, как с ним работать, путь клиента, какие документы заполнять, куда их поместить, принципы ценообразования, УТП, программы стимулирования лояльности клиентов и т.д. В общем, всё, что касается процесса продаж, содержится в первом блоке.
Второй блок посвящен принципам и технологиям продаж, применяемым в Вашей компании. К примеру, «холодные звонки». Подробно описывается, что это такое и как их делать.
Пример:
Раздел 3.14. «холодные звонки»
Описание: «холодные звонки» - инструмент для привлечения новых клиентов в нашу компанию. «Холодные» потому, что потенциальный клиент не ждет нашего звонка, и не рассматривал возможности сотрудничества с нами. Бла-бла-бла…
Схема:
1. Приветствие – презентация
Скрипт: Добрый день, меня зовут….
2. Объяснение цели звонка
Скрипт: С кем я могу обсудить…
3. …
4. …
Вкратце - так.


Главное, Вы подробно описываете все алгоритмы и конкретные скрипты, желательно с пояснением: почему говорим именно так, какую технику употребляем. Чтобы проходило осознание продавцом того, что он делает.
Написание «книги продаж» - очень творческий процесс. Я встречал «книги продаж», в которых встроены и оргструктура отдела, и описание бизнес процессов, и типовые формы отчётов. Такое построение «книги продаж», на самом деле, очень удобно. Я уверен: что, по прошествии некоторого времени, коммерческие организации вовсе откажутся от стандартов, регламентов, инструкций и прочей бюрократической «порнографии». Лично я, в своём бизнесе, многие документы уже упразднил. Чем проще - тем лучше и эффективней. Ведь, ни для кого не секрет, что «всё гениальное просто»! Ни так ли!?

6. Обеспечьте обратную связь с клиентами.

Как узнать, что ВЫ делаете не так? Как улучшить работу компании так, чтобы удовлетворить не только свои потребности, но и учесть пожелания клиентов? Как узнать: чем моя компания может быть лучше других?
Спросите об этом своих клиентов.
Многие клиенты, помимо сотрудничества с Вашей компанией, имеют еще одного или нескольких поставщиков, то есть работают с Вашими конкурентами.
Клиенты, как никто, знают положение дел на рынке. Кто и что предлагает, в какие сроки и как доставляют, что появиться нового и когда, да много ещё какой информации кружится в клиентской среде.
«Обратная связь» - не только способ узнать, как ведут себя конкуренты, что они предпринимают и что планируют, но и способ опередить их, то есть использовать полученную информацию при разработке УТП.
Естественно, Вы не должны спрашивать: « Ну, что там, наши конкуренты делают? ». В анкете «обратной связи» должен быть вопрос такого характера: « Какие изменения в работе нашей компании, позволят нам рассчитывать на увеличение объёма закупок с Вашей стороны? », -как-то так. Можно другими словами, но сохраняя смысл - почему ты работаешь не только с нами?
«Обратная связь» поможет узнать и о делах внутри компании: о мелких проблемах, которые не столь значительны, но создают определенные неудобства в работе.
Например:
Если Ваш склад будет открываться на час раньше, то это будет удобно для 5-ти Ваших клиентов. Согласитесь: стоит доплатить кладовщику за час работы, если это важно для такого количества клиентов.

Итак, составьте анкету для «обратной связи». Вопросы постройте таким образом, чтобы ответ получался развёрнутым (открытые вопросы). Используйте вопросы с оценкой. Количество вопросов не критично и зависит от количества точек контакта клиента с Вашей компанией.
Пример:
1. Что стоит изменить в работе нашей компании?
2. Какие дополнительные товары или услуги вам было бы удобно приобретать у нас?
3. Оцените профессиональную подготовку клиентской службы по 5-ти бальной шкале.
4. Оцените нашу работу.
5. ….

Если, при ответе на вопрос с оценкой, клиент говорит: « Да, все нормально - твёрдая 4 », - уточняйте: почему не пять.
Также немаловажным моментом при организации «обратной связи» является системный подход. То есть не достаточно позвонить клиенту один раз в год, с вопросом: «Как дела?».

Эффект от данного инструмента будет ощутим только в двух случаях:
1. Вы будете проводить аудит лояльности клиентов постоянно.
2. На основе получаемой информации будут приниматься решения, и предприниматься конкретные действия.
Назначьте ответственного за «обратную связь», выделите день для сбора информации и составления отчёта. Не стоит звонить слишком часто, достаточно одного звонка в месяц. Проводите блиц-опрос (например, вопросы, касающиеся профпригодности сотрудников и удобства работы), и один раз в квартал делайте детальный опрос с предложениями и рекомендациями. Также учитывайте сезонность Вашего бизнеса, если Вы продаете фермерским хозяйствам солярку для комбайнов, то в январе месяце, звонить с вопросом: « Что позволит увеличить объёмы закупок? », - немного глупо.
Внедряйте «обратную связь» и используйте информацию по назначению.

7. Привлекайте клиентов с помощью «холодных звонков»

В b2b продажах есть такое понятие как «холодные звонки». Это не что иное, как основной инструмент активных продаж для привлечения клиентов. Многие компании пренебрегают этим способом увеличения прибыли, и очень зря. Скептическое отношение легко объяснимо:
во-первых, кто-то пробовал внедрить «холодные звонки» в свою модель продаж, и не получив желаемого эффекта, отказался от них навсегда;
во-вторых, маркетинговая политика некоторых компаний позволяет привлекать некое количество клиентов исключительно с помощью рекламы, и в принципе им этого хватает. Но скорее всего, хотелось бы больше!
В первом случае всё понятно: не зная как управлять самолётом, не стоит садиться за штурвал. Неграмотные «холодные звонки» могут больше навредить компании, чем дать какой-либо положительный результат.
Во втором случае ситуация посложнее: дела вроде идут, количество клиентов растёт, что ещё надо для развития бизнеса, но… Представьте: менеджеры ближайшего конкурента, совершают в день по 100 «холодных звонков»… И как вы думаете: в чью пользу будет процент рынка через год другой?!

Итак, для того чтобы привлечь клиентов с помощью «холодных звонков» их надо начать делать! Вы спросите как? В восемь шагов:

1. Разделите регион, в котором Вы работаете, на сектора: работаете на всю Россию - делите Россию, работаете на весь мир - режьте глобус.
2. За каждым сектором, закрепите ответственного менеджера (у него могут быть в подчинении ещё несколько менеджеров, тогда они свой сектор делят ещё на несколько).
3. Каждому менеджеру необходимо собрать все контакты потенциальных клиентов в своём секторе, и всю необходимую о них информацию.
4. Собрать все контакты ваших конкурентов, в данном секторе, и информацию по ним.
5. Сделать SWOT анализ рынка исходя из полученной информации, и разработать коммерческое предложение для каждого сектора.
6. Составить сценарий «холодного звонка».
7. Назначить план по количеству «холодных звонков» в месяц, и в день.
8. Внедрить ежедневный отчёт (формат Excel вполне подойдет) по результатам звонков.
В принципе этого будет достаточно, для того чтобы Ваши «холодные звонки» заработали, и начали давать положительные результаты.
Необходимо учесть, что при использовании этого инструмента крайне необходим системный подход. Первые звонки будут не такими удачными, как хотелось бы, но всё приходит с опытом.

8. Структурируйте процесс проведения переговоров.

Ваш менеджер вернулся с переговоров, и на вопрос: « Ну, и с кем они сейчас работают? », - виновато отвечает: « Не знаю, забыл уточнить ». Как в таком случае можно построить выгодное коммерческое предложение – да, никак. А перезванивать с вопросом: «Я тут забыл спросить…», - по меньшей мере, глупо.
В общем, «забыл спросить», «забыл уточнить» широко распространённое явление, в среде менеджеров по активным продажам. Связано это не только с квалификацией сотрудников, и отсутствием должного опыта, но и с пресловутым «человеческим фактором». Серьезная нагрузка, ненормированный график, высокая интенсивность, план продаж – всё это сказывается на качестве переговоров. Особенно если встреча с клиентом выпадает на вечер, когда голова уже «не варит» и очень хочется домой, отключить телефон и лечь спать.
Я расскажу Вам о самом простом способе повысить эффективность переговоров!
Для того чтобы, переговоры проходили легче, быстрее, и результативней используйте простой, но крайне эффективный инструмент-
«вопросник». Что это такое?
Это лист формата А4, со списком вопросов, которые необходимо задать на встрече.
Как его составить?
Для начала, необходимо выписать, в форме вопросов, стратегически важную информацию, которая необходима для составления эффективного коммерческого предложения:
с какими поставщиками сейчас работает?
- какие позиции закупает, и в каких объёмах?
- приоритетные сроки?

В общем, вся информация, которая, так или иначе, будет влиять на формирование предложения, должна быть указана в «вопроснике»:

1. Затем эти вопросы необходимо расставить в порядке «от простого к сложному». То есть не стоит в начале переговоров спрашивать, на какой уровень капитализации своих вложений при подписании договора, рассчитывает клиент.
2. Начинайте с простых вопросов, а лучше, вообще, отвлеченных, не касающихся темы переговоров. Сложные, требующие аргументации вопросы располагайте в середине, и ближе к концу списка. Заканчивайте переговоры также простыми вопросами, требующими ответа в положительном ключе.
3. Между вопросами сделайте свободное место для записи ответов клиента.
4. Постарайтесь сделать так, чтобы в вашем «вопроснике» было не менее 10 вопросов. Если их количество будет меньшее, то есть риск упустить важные детали, и к тому же выглядеть такой документ будет не серьёзно. Дело в том, что использовать этот инструмент, необходимо открыто. То есть, при переговорах, вы кладете на стол «вопросник» в красивой, фирменной папочке, и, не стесняясь, используете его по назначению, записывая при этом ответы клиента.
Этот инструмент позволит Вашим менеджерам структурировать процесс переговоров. Встречи будут проходить в заданном ими «русле». Отчего они легко будут контролировать ход переговоров, и их продолжительность. Такой «вопросник» показывает клиенту, что Ваш сотрудник не рядовой менеджер, а хорошо подготовленный профессионал и здесь он для того, чтобы решить вопросы клиента. Лежащий на столе документ дисциплинирует оппонента. Продавец же чувствует себя уверенно при любой «стоимости» переговоров.

9. Проверьте, чем занимаются Ваши продавцы.

Посмотрите внимательно на свой отдел продаж. Все ли менеджеры сейчас на своих рабочих местах. Наверное, нет. Кто-то на встрече, кто-то в командировке, кто-то на обеде, а кто и уехал, по поручению бухгалтерии … или же ушёл в магазин канцтоваров за бумагой… да мало ли ещё сколько дел в офисе, по которым можно пропасть на час, а то и полтора.
Возможно, какие-нибудь виды работ косвенно влияют на результаты продавцов: подготовка договора, рассылка корреспонденции, предварительные расчёты, бронирование гостиницы или билетов. Но если это всё отнимает хотя бы 20% времени продавца от основной работы, то Вы недополучаете в прибыли, как минимум, столько же.
Вы платите менеджеру оклад - это та сумма, которая является оплатой за каждодневные обязательные операции. Также Вы платите проценты с продаж - это премиальная часть за его непосредственные результаты. Но на практике, Вы оплачиваете и его походы в магазин, и долгие расчёты стоимости первой партии, и оформление сопроводительных документов, и много за что ещё Вы платите, даже не подозревая, сколько денег проходит мимо.
Но самое интересное то, что на вопрос: « Где Ты был? », - Вам ответят, с полной уверенность в глазах и голосе: «Так бумага кончилась, доставку ждать долго, а нужна срочно - вот я и сбегал по-быстрому…» (1 час). Конгруэнтность происходящего собьёт с толку кого угодно, но…

При любых раскладах и каких угодно обстоятельствах - ПРОДАВЕЦ ДОЛЖЕН ПРОДАВАТЬ!


Если это не так, Вы теряете деньги. Даже если менеджер остался единственным, кто может сходить за злополучной бумагой, пусть идёт главный бухгалтер, В противном случае, ему не найдется работы в будущем. Кстати, от бухгалтера, тем более - главного, можно услышать обратное: « Это не задача бухгалтерии », - помните, это Ваша бухгалтерия, и платите им ВЫ, так что, чем будут они заниматься решать Вам, это так - к слову.
Как же решить эту проблему?
Во-первых, необходимо узнать: сколько «рабочего времени» у продавцов уходит «налево». Делается это с помощью хронометража рабочего времени. Каждый день менеджеры должны заполнять форму, в которой они записывают все, абсолютно все, операции, которые делают в течении дня (чем детальней - тем лучше). Напротив каждой операции они ставят время начала, и окончания работы по ней. Делать это необходимо в течении недели, не меньше. Скорее всего, от Ваших сотрудников Вы не дождётесь аплодисментов, когда расскажите им о нововведении, это нормально. Объясните, что это делается для их же блага, и Вам просто необходимо понять: не перегружены ли они, что мера вынужденная и всего на одну неделю, в конце концов: « Я руководитель, и мне решать - надо это или нет ». Да, и ещё, данные должны подаваться ежедневно. В первые, дни буквально стойте над ними, проверяя заполнение.
Этот нехитрый инструмент позволит серьезно дисциплинировать менеджеров - многие ненужные дела уйдут сами собой.
Во-вторых, согласно полученным данным, необходимо разделить время, затраченное непосредственно на продажи (холодные звонки, встречи, подготовка к переговорам, повторные звонки, презентации и т.д.), и на не свойственные должности операции. Если у Вас получится больше 10% «левого заработка» необходимо принимать меры. Какие?
Всё, что не связано с продажами, и о чём много говорилось выше - не требует особой квалификации, и глубоких познаний. Соответственно такую работу может выполнять дополнительный сотрудник, с более низкой оплатой труда (как правило, небольшой оклад).
К примеру, при расчётах, у одного менеджера 25% рабочего времени уходит «налево». В среднем один продавец продаёт на 100 000 рублей в месяц, затрачивая на это 75% отведенного рабочего времени. Таким образом, вы не дополучаете,
приблизительно 33 000 рублей в месяц. Эти 25% можно аутсорсить личному помощнику. Наймите менеджеру секретаря, или администратора, или как Вы его там назовёте, за минимальный оклад (15 000 рублей, например, для студентки-заочницы не плохие деньги), причём этот секретарь может работать на двоих, или даже троих менеджеров: готовя документы, отвечая на электронную почту, делая простые расчёты, договариваясь о времени и месте встречи, бронируя билеты, гостиницы и т.д. Она будет делать всё, что отнимает у менеджера драгоценный капитал – время, за которое вы платите.
Ассистент, за 15000 рублей, окупит себя в первый же месяц, да и Вашим продавцам понравится такая форма работы, когда можно не дожидаясь окончания встречи, готовить бумаги на подписание договора.
Кстати, ещё о пользе хронометража рабочего времени. Обратите внимание на количество времени затрачиваемого на составление отчётности, оно должно быть не более 15 минут в день (если отчёты ежедневные).

 
Проводим совещания правильно
Статьи: - Правила для бизнеса
08.12.2011 17:20

Как правильно проводить совещания

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!

Причины, по которым на этих "митингах" впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными.

Надеюсь, этот материал поможет Вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты.

Типы и цели совещаний

Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель. Конечно, совещания могут иметь не только одну цель. Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем. Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание.

Во время совещания, направленного на решение проблемы, участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение. В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано. Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей? Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи. Статус совещания важен для команды, так как она должна подготовиться к нему.

Вы можете созвать совещание, когда:

  • вы нуждаетесь в информации или совете, который вам может предоставить группа;
  • хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
  • хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;
  • имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;
  • считаете, что нужно четко объяснить обязанности по решению проблемы или вопроса;
  • считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании.

Лучше НЕ созывать совещание, если:

  • это - личный вопрос, который должен быть улажен один на один;
  • у вас нет времени на подготовку;
  • вы считаете, что лучше использовать другой метод, например, записку, электронную почту, телефонный звонок;
  • вопрос уже решен;
  • вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время;
  • группе нужно время, для того чтобы обнаружить источник конфликта или разочарования.

Подготовка к совещанию

Объявите, что совещание начнется в 14:00, и оно начнется не раньше 14:10.
Назначьте заседание на 10:13, и служащие поймут вас буквально.
Сирил Норткот Паркинсон

Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.

Пригласите на совещание людей, которые:

  • принимают ключевые решения по вопросам, которые будут затронуты на совещании;
  • могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов, которые будут затронуты во время совещания;
  • по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания;
  • будут исполнять принятые решения.

Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили.

Только отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп более четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени.

Если возможно, выработайте повестку дня до совещания. Используйте для этого следующий список:

  • конечная цель совещания;
  • желаемый исход;
  • дата, время и место совещания;
  • кто созывает совещание;
  • какая команда будет созвана, имена участников;
  • роли участников;
  • есть ли что-то необычное в формате встречи;
  • есть ли участники со стороны, их имена и роли;
  • человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов повестки дня;
  • продолжительность совещания;
  • необходимая подготовка.

Включайте только те пункты дискуссии, которые действительно могут быть рассмотрены в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.

Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше.

Цели совещания также помогают определить помещение и обстановка. Спросите себя:

  • Какого размера должна быть комната и какое оборудование вам необходимо, для достижения ваших целей? Например, вы хотите провести свободный обмен информацией в неофициальной обстановке и для этого вам необходима соответствующая мебель.
  • Какое оборудование - телефоны, проекторы, доски и так далее вам необходимы?

Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять несколько ролей в процессе совещания, Основные роли: лидер - он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов. Посредник проводит дискуссию - стадии определения проблемы и принятия решения. Может взять на себя ответственность за материально-техническое обеспечение до и после совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Так же делает записи во время проведения совещания и после него. Ассистенты - участники, активно выдвигающие идеи и не дающие дискуссии свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания. К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. После того, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня.

Как вы должны подготовиться к совещанию? Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях. Дайте понять, что участники должны так же подготовиться к встрече. Разработайте повестку дня, включая цель, список желаемых результатов и время, предполагаемое для обсуждения каждого вопроса. Поделитесь информацией, особенно, если она поможет сократить совещание.

Как группы разрабатывают решение. Некоторые группы принимают решение голосованием. Другим необходим консенсус: все участники совещания поддерживают решение, даже если они с ним не согласны. В некоторых группах решение принимает лидер. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки.

Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Оно может заставить людей принять решение, которое поставит их в выигрышную/проигрышную позицию.

Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными. Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии. "У меня было собственно мнение по вопросу «А», но я думаю, что это лучший вариант". «Я не сразу был согласен с формулировкой «»А, но я думаю, что она все устроит". "Я не думаю, что формулировка «А» соответствует нашим критериям на сто процентов, но я готов помогать в ее выполнении ". Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения.

Люди более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс часто требует запасной позиции - альтернативы в случае, если консенсус не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер.

Решение, принятое лидером - это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание. Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения - наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений - рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения.

Проведение совещания

Длительность дебатов обратно пропорциональна сложности обсуждаемого предмета.
Если предмет прост и понятен каждому, дебаты могут длиться почти бесконечно.
Роберт Ноулз

Простые рекомендации позволят вам избежать распространенных проблем, превращающих совещания в кошмар. И это будет признанием ваших навыков проведения совещания. Начинайте совещание вовремя. Проведите небольшую вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внесите необходимые поправки. Если повестка дня не подготовлена, составляйте ее на ходу.

Как составить повестку дня, если она не подготовлена заранее. Попросите участников предложить вопросы, которые требуют обсуждения. Каковы желаемые результаты обсуждения и сколько времени на него уйдет? Составьте повестку дня из предложенных вопросов. Если вам нужно сократить повестку дня, спросите, какие вопросы могут подождать до следующей встречи. Пересмотрите основные правила, принципы проведения конструктивного совещания, с которыми будут согласны все участники.

Что должны включать основные правила?

  • Соблюдение определенного времени.
  • Соглашение о том, кто может дополнять повестку дня.
  • Соглашение о том, как будут приниматься решения.
  • Лимит времени для принятия решения. Если вы хотите увеличить этот лимит в процессе обсуждения, вы должны спросить согласия группы.
  • Четкое определение ограничений, которые существуют по каждому вопросу. Например, решения менеджеров высшего звена или ограничения накладываемые политикой или бюджетом фирмы, которые могут сузить выбор альтернативы.
  • Определение человека для каждого вопроса, который будет принимать решение.
  • Просьба быть более открытым для идей. Для того чтобы убедится, что все точки зрения рассмотрены, попросите кого-нибудь изложить и защитить свою точку зрения. Спросите: «Что может быть упущено? Кто не высказался?» Если группа большая, разбейте ее по два-три человека и попросите отчитаться. Не торопитесь голосовать и принимать решение. Обойдите комнату и поинтересуйтесь мнением каждого. Все точки зрения важны, но не одинаково. Сколько времени нужно отвести для выступления участнику старшему по должности? Это зависит от цели совещания. Возможно, он должен выступить первым и определить цели и направление. Или, если те, чье мнение необходимо уже высказались, а младшие члены команды молчат, вы можете попросить его высказаться. Даже если вас интересует мнение каждого, вы не должны дать обсуждению уйти в сторону. Для этого часто подводите промежуточные итоги, используя повестку дня и идеи, выписанные на доске, а также объявляйте переход от одного пункта повестки дня к другому.
  • Соглашение о том, как улаживать конфликты.
  • Соглашение о том, как подводить итоги.

Согласованные основные правила позволяют стимулировать участие в дискуссии. Вы действуете как лидер и как посредник, который предоставляет людям возможность высказаться. Следите за тем, как вы участвуете в обсуждении, убедитесь, что вы не доминируете. Дайте возможность высказаться нерешительным и робким. Следите, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал в обсуждении. Сохраняйте положительное отношение к высказываемым точкам зрения. Вмешайтесь, если один участник начинает критиковать точку зрения другого. Подчеркните то, что уже согласовано, не позволяйте возвращаться к вопросам, которые уже решены.

Делайте записи на доске, записывайте сделанные предложения. Это поможет вам придерживаться ключевых вопросов. Сохраните сделанные записи для внутреннего совещания. Во время «мозговой атаки» принимайте любые идеи. Затем отметьте те из них, которые группа одобрила, приняла как приоритетные, и обсуждайте решения. Выписывайте отдельно вопросы, которые вы рассмотрите после совещания.

Если вы чувствуете наряженный интерес к какому-то вопросу, внимательно выслушайте все мнения. Взглядом, кивком или словами подтвердите, что вы слушаете: "Давайте послушаем сначала Анну Викторовну, затем Дениса Станиславовича, а после этого - Марину Васильевну".

Неприятности случаются даже на хороших совещаниях

Затянувшаяся дискуссия означает, что обе стороны не правы.

Вольтер

Даже если вы следуете вышеуказанным рекомендациям, проблемы неизбежно возникнут. В критических точках группа «застрянет» и замолчит. К сожалению, иногда случаются открытые конфликты. Не нужно терять хладнокровия - особенно, если вы вооружены специальными техниками. Но даже если вы вмешаетесь в конфликт, вам нужно определить его причину, для этого нужно внимательно слушать.

Когда вы слушаете другого участника, обращайте внимание на следующие вопросы: что он описывает? Как он чувствует? На что он делает ударение? Что его интересует? Какие слова, метафоры и образы он использует? Каков язык тела? В зависимости от результатов ваших наблюдений вы будете улаживать конфликт при помощи специальных техник.

Если группа в замешательстве. Спросите, что происходит. Напомните, какой пункт повестки дня вы рассматриваете и с какими целями (укажите на доску). Устраните препятствие, если возможно. Если группа в затруднении из-за отсутствия информации или неясности задания, помогите ей. Спросите группу, нужно ли двигаться дальше или какой-то аспект остался незатронутым. Сделайте небольшой перерыв, переставьте этот вопрос ниже в повестке дня или обсудите на другом совещании.

Если группа молчит. Позвольте помолчать минуту. Постарайтесь понять, что происходит, о чем думают люди. Спросите, нужно ли что-нибудь прояснить. Возможно, неясен какой-то ключевой вопрос и это привело к замешательству. Не спешите заполнить паузу. Убедитесь, что проблема не в вашем поведении. Разбейтесь на небольшие группы.

Если группа не обращается к вопросу прямо или обсуждает один в ущерб другим, возможно, участники избегают какого-то вопроса. Тем не менее, вам следует попросить участников описать проблему более точно, выяснить ее последствия. Помните, что вы должны быть благодарны за точку зрения, отличную от вашей. Дайте группе понять, как важно рассмотреть все альтернативы, сомнения и вопросы, о которых не хочется говорить. Дайте понять, что вы поощрите первого высказавшегося. Сдержите обещание, иначе вам перестанут доверять.

Если группа возвращается к уже обсуждавшимся пунктам. Укажите на последовательность обсуждения на доске. Убедитесь, что вы правильно поняли изложенную идею. Спросите, указав на доску "У вас есть что добавить?"

Если возникает конфликтная ситуация. Положите конец ссоре. Дайте понять, что давать волю своему темпераменту лучше за пределами комнаты для совещаний. Напомните о согласованных заранее нормах поведения. Сконцентрируйте внимание на сути идеи или мнения, а не на поведении участников. Попросите участников сохранять позитивный настрой и обратить большее внимание на содержание вопроса. Попросите не давать быстрых оценок. Если вы заметили, что один участник слишком чувствителен к предложениям другого, заметьте: "Сейчас мы не оцениваем идеи. Я запишу ее, чтобы обсудить позже". Используйте пробные вопросы, чтобы вывести участников из опасного состояния.

Дополнительные роли лидера

Заставив человека замолчать, вы еще не убедили.
Джон Морит

Помимо собственной роли у лидера есть еще и дополнительные функции. Наблюдать - он должен следить, чтобы соблюдалась повестка дня, чтобы не было доминирования, и все желающие получали возможность высказаться. Защищать свою точку зрения - он должен предотвратить консенсус, если считает, что решение преждевременно. Строить консенсус - обозначать уже согласованные точки. Оказывать поддержку - искренне хвалить, заслуживающих этого участников. Разрядить ситуацию - ослабить напряжение и напомнить о поставленных целях.

Как закончить совещание

Зная когда и как закончить совещания, вы поможете членам команды выполнить поставленные задачи.

Когда заканчивать. Предупреждающие знаки: при обсуждении последнего вопроса у участников возникают затруднения либо участники начинают покидать совещание.

Эти два знака показывают, что вы превысили лимит времени. Эти рекомендации помогут вам избежать такой опасности и заслужить благодарность коллег: дайте себе обещание закончить вовремя. Следите за временем или попросите об этом одного из участников. Напоминайте группе, сколько времени осталось и сколько вопросов еще не решено. Если время кончается, выберите приоритетные задания, остальные отложите. Если какой-то пункт требует более тщательного рассмотрения, спросите, согласна ли группа на превышение лимита времени или назначьте еще одно совещание.

Если нет очевидных предупреждающих знаков, ориентиром для завершения совещания может служить момент, когда все цели достигнуты, либо попытки их достижения исчерпали себя, либо вышло время.

Что делать, чтобы закончить совещание. Суммируйте достижения, ключевые моменты, решения, и объясните, как они будут представлены акционерам. Уточните дальнейшие действия и подчеркните их важность. Подчеркните важность всех высказанных точек зрения. Если необходимо, назначьте другое совещание. Попросите группу оценить проведенное совещание и высказать идеи, что может быть исправлено. Поблагодарите за участие.

Подведение итогов после совещания. Мнение, что подведение итогов после совещания можно отложить - самая распространенная ошибка. Это особенно неудобно для акционеров, которые отсутствуют на совещании. Совещания, лишенные последней стадии, составления плана действий и обмена информацией, не имеют смысла.

План действий и обмена информацией создает чувство завершенности. Он также представляет акционерам ключевые решения, помогает убедиться, что все восприняли информацию одинаково. План должен состоять из трех ключевых элементов: какие, кто и когда.

  • Какие решения были результатом совещания, и какие задания должны быть выполнены по результатам совещания?
  • Кто несет ответственность за эти задания? Если участники добровольно вызвались их выполнять, то они вероятнее всего выполнят это задание.
  • Когда должны быть завершены задания? Дайте понять, что участники должны серьезно отнестись к расписанию и выполнить задания в срок.

После совещания, оформив соответствующим образом, план действий и обмена информацией, разошлите его участникам совещания. Затем распространите его среди сотрудников, которые не присутствовали на совещании, но должны быть проинформированы. План действий и обмена информацией будет выполняться более эффективно, если все будут иметь четкое представление о своих обязанностях.

Что входит в итоговое уведомление? Лучше всего, если оно основано на записях сделанных вами во время совещания на доске и личных заметках. Оно должно быть написано так, чтобы быть понятным человеку, который не принимал участие в совещании. Оно включает участников, достигнутые цели, ключевые вопросы обсуждения, ключевые решения, план действий, дату следующего совещания или подведения итогов, а также благодарность принявшим участие.

Если совещание касалось решения проблемы, итоговое уведомление включает определение проблемы, метод анализа, альтернативы, критерии принятия решения, решение, последующие шаги и ожидаемые результаты.

Как определить было ли совещание эффективным? Вы можете судить по результатам: достигли вы поставленных целей? Были ли все требуемые участники? Хорошо ли сработалась группа?

Обсуждение проблемы. Если участники сталкиваются с проблемой, последовательно задайте им следующие вопросы: Каково их восприятие проблемы? Как долго это продолжается? Что происходит сейчас? Дайте определение проблемы. Каковы ее причины? Какие пути решения существуют? Какие преимущества можно извлечь? Если проблема не будет решена, каковы будут последствия? Какую альтернативу следует выбрать? Каковы ключевые факторы: время, финансы и так далее? Согласуйте альтернативу со всеми.

Несколько советов

Из дискуссии никто никогда ничему не научился.
Вацлав Гавел

  1. При подготовке к совещанию. Приглашайте только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Помните, что большая группа требует четкой структуры. Выберите подходящее место для совещания и обеспечьте необходимое оборудование. Подготовьте повестку дня. Совещание без повестки дня может сравниться с поисковой экспедицией без карты. Планируйте длительность совещания в промежутке от тридцати минут до двух часов и всегда планируйте меньшее количество заданий, чем может выполнить группа. Старайтесь, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют цели, которых нужно достигнуть. Соберите всю необходимую для совещания информацию.
  2. При проведении совещания. Начинайте всегда вовремя. Начинайте с простого. Быстрый успех часто стимулирует успех всего совещания. Оставляйте трудные вопросы на конец совещания, но так чтобы на них хватило время. Протоколы - все записывайте. Цените вклад каждого. Старайтесь, чтобы все высказались и будьте благодарны людям, которые изъявляют желание высказаться по трудному вопросу. Освещайте и суммируйте этапы совещания.
  3. При проблемном поведении.
  • Опоздавшие. Начинайте всегда во время. Подумайте, что может служить мотивацией и заставить сотрудника приходить во время. Найдите этому человеку занятие во время этого совещания. После совещания наедине спросите, почему он опоздал. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.
  • Участники, уходящие до конца совещания. Выясните, почему сотрудник постоянно уходит до конца совещания. В начале совещания спросите, смогут ли все участники остаться до назначенного времени. Если нет, то предложите изменить продолжительность совещания.
  • Участники, постоянно затрагивающие один и тот же вопрос. Покажите, что этот вопрос уже записан на доске. Покажите жестом, что вы поняли, что их беспокоит. Рассмотрите вопрос на следующем совещании.
  • Участники, высмеивающие или обвиняющие других. Спросите, какие идеи они могут предложить. Попросите не оценивать предложенные идеи, пока все не выскажутся. Напомните о соглашении и подтвердите, что оценка будет проводиться чуть позже. Если кто-то допускает такие выражения как: "Это глупо", или жестом показывает негативное отношение, вы можете сказать: "Подождите. Сейчас все идеи имеют равную ценность". Если вышеуказанные меры не помогут, предложите участнику покинуть совещание.
  • Участники, проявляющие разрушительные невербальные реакции. Поинтересуйтесь у участника, что он собственно хочет сказать. В перерыве тактично объясните, что его поведение не приемлемо. Если это не помогает, то прямо скажите ему, что он должен контролировать свои эмоции.
  • Участники, занимающиеся во время совещания отвлеченной деятельностью. Задайте вопрос, скажите, что вы хотите услышать мнение именно этого человека. Поговорите с ним во время перерыва. Обратитесь к основным правилам, когда начнете совещание.
  • Шепот. Попробуйте перевести все в шутку, спросите: "Мы вам не мешаем?" Спросите участников, не могли бы они рассказать о предмете своего разговора или закончить его позже. Во время перерыва спросите, в чем дело.
  • Некоторые участники пытаются доминировать. Если вы стоите, подходите к ним ближе и ближе. Поблагодарите их за высказанное мнение и обратитесь к кому-нибудь еще. Попросите группу поменяться ролями так чтобы застенчивые люди могли высказаться, а те, кто слишком много говорит - помолчали. Если это не помогает, вы можете прямо указать на то, что они пытаются доминировать. Если не помогает даже это, попросите их покинуть совещание. Если их мнение ценно для вас, то постарайтесь получить его после совещания.
  • Участники, нападающие на остальных. Спросите в чем проблема, если это что-то не имеющее отношение к совещанию попросите уладить это позже. Используйте доску, для того чтобы переключить внимание на тему дискуссии. Вы так же можете выписать суть претензий. Если это не помогает, попросите их покинуть совещание. Если их мнение ценно для вас, то постарайтесь получить его после совещания.
  • Участники, заканчивающие мысль за других. Попросите их дать остальным высказаться. Спросите остальных, устраивает ли их то, что говорят эти участники.
  • Участники, которые полагают, что они знаю все. Признайте их компетентность. Попросите их быть более терпеливыми и выслушать мнение других людей.
  • Участники, перебивающие других. Человеку, которого прервали, вы можете сказать: "Продолжайте, пожалуйста". Участнику, который его прервал, вы можете сказать: "Дайте Павлу закончить". Если вы знаете, кто из участников обычно прерывает других, попросите их, вне совещания, подождать пока у них будет возможность высказать свои мысли.
  1. Как вмешаться в критической ситуации. Задайте этот же вопрос человеку, который его вам адресовал, дайте понять, что лидер не обязан отвечать на все вопросы. Если что-то не работает, спросите, что происходит, не замалчивайте это. Не давайте ситуации выйти из-под контроля, напоминая об основных правилах и принятых соглашениях. Убедитесь, что все работают в одном ритме. Создайте благоприятную обстановку, для сотрудничества и творческих идей, нейтрально отвечая участнику, идеи которого не имеют отношения к обсуждению. Используйте юмор, чтобы разрядить обстановку, но не допускайте шуток, которые могут задеть других участников.

Контрольная таблица: как правильно проводить совещание

Совещания не родили ни одной великой мысли, но похоронили некоторое число идиотских.
Фрэнсис Скотт Фицджеральд

Большинство менеджеров тратят большую часть времени на совещания. Совещание, это слишком широкое понятие, это может быть беседа с коллегой и большая пресс конференция, на которой ожидается появление главы компании. Но правила успешного проведения совещания могут быть применены в любой ситуации. Мы можем разбить эту процедуру на этап до совещания, во время совещания и после совещания, так как все совещания включают подготовку, выполнение и подведение итогов. Спросите себя:

ДО СОВЕЩАНИЯ

1

Каковы мои цели? Вы надеетесь получить информацию, принять решение или ищите новые идеи? Для всего требуется подготовка. Подумайте и выпишите одно или два предложения, описывающие желаемый исход совещания.

2

А нужно ли мне это совещание? Многие совещания создают больше проблем, чем решают и являются потерей времени. Участники чувствуют, что ничего не достигли. Часто вопросы или решения, рассматривающиеся на совещаниях, могли бы быть решены один на один или исполнителями как приказ. Даже стандартные совещания, проходящие по расписанию, если менеджер считает, что время участников может быть с пользой потрачено для решения других проблем.

3

Обеспечил ли я участников четкой повесткой дня? Повестка дня это не только подготовка, она помогает вам установить порядок обсуждений, который наилучшим способом позволит достигнуть вам ваших целей. Иногда лучше рассмотреть сначала трудные вопросы, особенно если они требуют решения на свежую голову. Иногда их лучше оставить на конец дискуссии.

4

Определил ли я ключевые фигуры? В общем можно сказать, что серьезные люди не любят сюрпризов. Если они чувствуют себя зажатыми в угол, они вряд ли захотят с вами сотрудничать. Разговор с глазу на глаз до совещания может заставить вас пересмотреть вашу повестку дня или укрепит ваши убеждения.

5

Обеспечил ли я участников заранее достаточным количеством информации? Часто много времени уходит на то чтобы «раскачать» людей. Если все исходят из одной и той же информации группа скорее достигнет консенсуса и примет решение.

6

Продумал ли я возможные возражения? Старайтесь не попасться в ловушку, если будет затронут важный вопрос, о котором вы не подумали. Часто опрос участников до совещания помогает избежать этой проблемы. Если вы знаете, что некоторые участники собираются что-то противопоставить вашим целям и предложениям, будьте готовы доказать, что вы предполагали такого рода возражения, и объяснить, почему ваше предложение является более приемлемым.

7

Есть ли у меня поддержка «наверху»? Прежде чем готовиться к совещанию, убедитесь, что ваше начальство поддерживает ваши предложения.

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

8

Суммируйте промежуточные результаты. Суммирование результатов поможет свести к минимуму отклонение от темы и отвлеченные рассуждения.

9

Дайте каждому высказаться. Даже если участники совещания имеют в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Каждый должен сделать свой вклад в результат совещания.

10

Не позволяйте никому доминировать во время совещания и произносить долгие или не имеющие отношения к делу речи. Пресекайте, если кто-то пытается отклониться от темы или действовать согласно собственной повестке дня. Тактично верните дискуссию в нужное русло, если необходимо, сделайте это жестко. Остальные участники будут вам благодарны.

11

Будьте готовы учиться. Как бы тщательно вы не готовились к совещанию, новая информация может изменить ваши планы. Вы заслужите уважение коллектива, если докажите, что можете гибко работать.

12

Принимайте решение по каждому пункту, как только вы чувствуете приближающийся консенсус. Никто не хочет тратить лишнее время на решение какого-то вопроса, и большинство участников будут благодарны лидеру, который примет решение и перейдет к другим вопросам.

13

Заканчивая совещание, кратко изложите, какие цели были достигнуты группой. Это будет выглядеть примерно так: "Мы решили вопросы А, В и С, но нам нужно подумать над X,Y,Z." Таким образом, участники почувствуют, что работали не напрасно и будут знать чего от них ждут. Вы также сможете составить эффективную повестку дня для следующего совещания. Лучше заканчивать совещание до, а не после намеченного срока. Максимально продуктивная работа продолжается на протяжении двух часов.

ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

14

Быстро подведите итоги. Это напомнит участникам о том, какие решения были приняты.

15

Организуйте встречу с участниками, мнение которых не было учтено. Такая встреча не только обеспечит вам обратную связь, но и предотвратит конфликты с людьми, которые могут оказать вам поддержку.

16

Рассылка итогового уведомления посвященного дальнейшим действиям. Это будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем.

17

Обеспечьте обещанные ресурсы. Участники совещания будут разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые они получили на совещании. Если в данный момент вы не можете предоставить эти средства, объясните почему.

18

Решение принятые во время совещания должны быть выполнены как можно быстрее. Это будет доказательством эффективности проведенного совещания. В конце концов, о людях судят не по словам, а по делам.

Вы можете воспользоваться для проведения совещания этими формами, выбрав предпочтительную для каждого этапа.

КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ

 

Вы?

Да

Нет

Примечания

1

Определили причину совещания?

 

 

 

2

Определили цели совещания?

 

 

 

3

Выбрали участников и распределили роли?

 

 

 

4

Определили процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?

 

 

 

5

Решили когда и где проводить совещание и убедились в доступности помещения?

 

 

 

6

Убедились в доступности оборудования?

 

 

 

7

Известили участников, где и когда будет проводиться совещание?

 

 

 

8

Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?

 

 

 

9

Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?

 

 

 

10

Раздали окончательный вариант повестки дня участникам?

 

 

 

11

Уведомили участников, какие вопросы требуют подготовки?

 

 

 

12

Убедились, что все приглашенные смогут присутствовать?

 

 

 

13

Подготовились (раздаточный материал, доска.)?

 

 

 

 

 

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

Тема совещания:

 

Дата и время:

 

Место:

 

Участники:

 

Причина:

 

Цели:

 

Пункт

Кто

Время, отведенное на обсуждение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН ОБСУЖДЕНИЯ

Тема:

Дата:

Время:

Место проведения:

Документы для обсуждения:

 

 

Участники:

 

Пункты повестки дня

Решения, результаты, мероприятия

Отметка о выполнении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Немедленно поручить:

 

 

Начните заполнять следующую форму на совещании, чтобы фиксировать последовательность обсуждения и принятые решения. После совещания аккуратно оформите ее и распространите среди участников совещания и других заинтересованных лиц.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ И ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ

Тема совещания:

 

Участники:

 

Причина:

 

Цели:

 

Повестка дня. Пункт #1:

 

Альтернативы/Предложения:

 

Решения или рекомендации:

 

Повестка дня. Пункт #2:

 

Альтернативы/Предложения:

 

Решения или рекомендации:

 

Повестка дня. Пункт #3:

 

Альтернативы/Предложения:

 

Решения или рекомендации:

 

Действия

Задание

Ответственный за исполнение

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИТОГОВЫЙ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Подразделение, отдел

Дата

Тема:

Место проведения:

Дата:

Продолжительность (от - до):

 

Ведущий обсуждения:

Ведущий протокол (с указанием номера телефона):

Приглашение / повестка дня от:

 

 

 

Участники совещания:

Привлеченные участники:

 

 

Результат: *

Указание / поручение (срок исполнения):

Контроль

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницах

Страница:

 
<< Первая < Предыдущая 1 2 3 4 5 Следующая > Последняя >>

Страница 2 из 5